A funcionalidade de baixa de contas a receber e a pagar via planilha permite atualizar em massa os lançamentos financeiros de forma prática e eficiente, trazendo mais agilidade e precisão para a gestão do seu negócio.Com essa ferramenta, é possível registrar de forma prática o pagamento ou recebimento de múltiplas contas de uma só vez, otimizando o tempo da equipe financeira e reduzindo riscos de erros manuais.

Neste manual, você encontrará o passo a passo completo para realizar a importação da planilha de baixa, além de orientações sobre como preencher corretamente o arquivo e garantir que todas as informações sejam registradas de forma adequada no sistema.

Neste manual, você aprenderá como:

• Importar e utilizar a planilha modelo.

• Preencher corretamente os campos obrigatórios.

• Carregar e validar a planilha no sistema.

• Acompanhar o status da importação.

Exportação da Planilha Padrão

Para exportar a planilha padrão, siga os seguintes passos:

Acesse o menu: Configurações > Outros > Importação de Planilhas e Imagens.

Na tela de registros, clique em "Importar arquivo".

Você será redirecionado para a tela de importação, que é dividida em três etapas:

1. Seleção de Modelo

2. Carregamento de Arquivo

3. Validação de Envio

1. Seleção de Modelo

Para exportar a planilha padrão:

1. Acesse o menu: Configurações > Outros > Importação de Planilhas e Imagens.
   
   

2. Clique em Importar Arquivo.
   
   

3. Na etapa Seleção de Modelo, escolha uma das opções:
   
   

   • Baixar Contas a Receber
     
     

   • Baixar Contas a Pagar
     
     

4. Clique em Baixar modelo para gerar a planilha no formato correto.

Preenchimento da Planilha

Contas a Receber

Campos esperados:

• Ordem de Compra
  
  

• Valor Bruto
  
  

• Data Vencimento (opcional)
  
  

• Taxa Comissão
  
  

• Valor Comissão
  
  

• Valor Recebido
  
  

• Data Pagamento
  
  

Regras:

• As colunas Ordem de Compra, Valor Bruto e Data Pagamento devem estar preenchidas.
  
  

• Pelo menos um dos campos entre Valor Comissão, Valor Recebido e Taxa Comissão precisa estar preenchido.
  
  

• Datas devem estar no formato DD/MM/AAAA.
  
  

• Ordem de prioridade: Valor Comissão > Valor Recebido > Taxa Comissão.
  
  

Contas a Pagar

Campos esperados:

• Ordem de Compra
  
  

• Número da Nota
  
  

• Número do Documento
  
  

• Valor Total
  
  

• Data Pagamento
  
  

• Juros / Taxas / Desconto / Acréscimo
  
  

Regras:

• Devem estar preenchidos: Ordem de Compra ou Número do Documento ou Número da Nota, além de Valor Total e Data Pagamento.
  
  

• Datas no formato DD/MM/AAAA.

Importante: As planilhas do Eccosys não podem ter filtros aplicados, cores, caracteres especiais, fórmulas ou qualquer outro formato diferente de letras e números. Além disso, todas as células devem estar configuradas como formato de TEXTO.

2. Carregamento do arquivo

1. Após preencher a planilha, compacte o arquivo .xls em formato .zip.
   
   

2. Na etapa Carregamento de Arquivo, arraste ou selecione o arquivo compactado.
   
   

Configurações do Envio

• Conta
   Selecione o portador ou conta bancária responsável pelo pagamento ou recebimento.
  
  

• Categoria dos Pagamentos
   Classifique a natureza financeira da movimentação, como por exemplo: Receitas de Serviços, Despesas com Fornecedores, entre outras categorias já cadastradas no sistema.
  
  

• Tipo de Taxa
   Indique se as taxas devem ser interpretadas em R$ (valor fixo) ou % (percentual aplicado sobre o total).
   Essa configuração impacta diretamente o cálculo do valor líquido da baixa.
  
  

Após o carregamento e preenchimento das configurações, clique em Avançar para prosseguir com a validação dos dados.

3. Clique em Avançar para prosseguir com a validação.
   
   

3. Validação do arquivo

Na terceira etapa do processo de importação, o Eccosys realiza a validação da planilha importada, comparando as colunas do arquivo com o modelo selecionado.

O que será exibido:

• Um resumo com a quantidade total de registros e registros novos detectados.
  
  

• A listagem das colunas da planilha, com a respectiva validação:
  
  

  • Colunas válidas são exibidas normalmente
    
    

  • Colunas com valores vazios ou nulos são destacadas em amarelo
    
    

Se houver alguma coluna destacada em vermelho, não será possível avançar para a próxima etapa. Isto porque a coluna em questão não foi encontrada no modelo. Neste caso, você terá que revisar a planilha original, identificando qualquer inconsistência entre as colunas informadas e o modelo esperado pelo Eccosys.

Caso a planilha passe na etapa de validação, clique em "Importar planilha" para realizar a importação dos registros. 

Uma mensagem de sucesso será exibida caso a importação seja concluída sem erros.

4. Situação e ações das planilhas

Após o envio de um arquivo, ele será listado na tela de Importação de Planilhas, juntamente com as seguintes informações:

• Data e hora da importação
  
  

• Modelo selecionado (ex: Baixar Contas a Pagar)
  
  

• Usuário responsável pela ação
  
  

• Quantidade de linhas importadas
  
  

• Situação do processo (Concluída ou com erro)

Menu de Contexto

Ao lado de cada registro há um ícone de seta (menu de contexto), com opções úteis para o acompanhamento e revisão do processo:

• Ver detalhes
   Permite consultar o conteúdo validado da planilha e visualizar quais linhas foram processadas com sucesso ou rejeitadas, incluindo o motivo da rejeição, se houver.
  
  

• Baixar planilha
   Realiza o download do arquivo original enviado, possibilitando revisão ou reaproveitamento do conteúdo para correções ou novos envios.

5. Visualização dos Lançamentos em Caixa e Bancos

Após a conclusão da importação da planilha, os valores baixados serão registrados automaticamente de forma individual no módulo Finanças > Caixa e Bancos.

Nesta tela, será possível:

• Visualizar cada lançamento separado por data, fornecedor/cliente, categoria e valor
  
  

• Consultar o tipo de movimentação (entrada ou saída) de acordo com a origem da planilha (contas a receber ou a pagar)
  
  

• Acompanhar o impacto no saldo atual das contas e saldo final do período
  
  

• Filtrar, imprimir ou exportar as informações conforme a necessidade da conciliação

Conclusão

A baixa de contas via planilha é uma funcionalidade estratégica para otimizar a rotina do setor financeiro. Com esse recurso, é possível registrar recebimentos e pagamentos em massa com agilidade, padronização e segurança, reduzindo a chance de erros manuais e otimizando o tempo da equipe.

Ao seguir corretamente as etapas de preenchimento, importação e validação, você garante que os lançamentos sejam processados de forma precisa, mantendo o controle financeiro sempre atualizado.

Caso tenha dúvidas durante o preenchimento ou importação, nossa equipe de suporte está à disposição para auxiliar!