O módulo de Contas a Pagar do Eccosys oferece uma forma prática e eficiente de acompanhar todas as despesas da sua empresa. Com ele, você registra lançamentos a partir de ordens de compra, notas fiscais, inserções manuais ou importação via planilha, mantendo um controle completo dos pagamentos futuros.

Além disso, o sistema permite a baixa das contas pagas, integrando automaticamente os valores ao módulo de Caixa, o que garante um fluxo financeiro mais preciso e organizado.

Com recursos pensados para otimizar sua rotina, o Eccosys ajuda sua equipe a manter os pagamentos organizados, evitar atrasos e concentrar esforços no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.

Neste manual, você aprenderá:

• Como incluir uma conta a pagar

• Como consultar contas a pagar

• Como lançar contas a pagar através de uma ordem de compra ou nota fiscal de entrada

• Como estornar uma conta a pagar

Como incluir uma conta a pagar

Para incluir um novo documento a pagar, acesse  Finanças > Contas a Pagar clique em "Incluir uma conta". Uma segunda tela, será aberta, apresentando quatro abas a serem preenchidas, segue um breve resumo sobre cada uma delas:

Dados do título

Nesta aba, insira as informações sobre a conta, como o Nome do fornecedor, Data de emissão do documento e valor a ser pago.

Detalhes

Na aba Detalhes preencha o campo Histórico, nele será possível inserir uma descrição informativa sobre a conta.  O registro a ser criado, poderá ser configurado como:

Única: Sem possibilidade de registros futuros;

Mensal: Conta a ser paga mensalmente, exemplo: água, luz e telefone;

Parcelada: Para contas que se repetirão por determinado tempo, exemplo: Uma compra de alto feita em 12 parcelas.

Anexo

Se desejar manter um controle documental:

• Utilize esta aba para anexar arquivos relacionados à conta (ex: comprovantes, contratos, notas fiscais).
  
  

• Basta arrastar os arquivos para a área destacada ou clicar para buscar no seu computador.
  

Dados do pagamento

Aba para consulta, nela será informada a forma de criação do documento a pagar, exemplo: Manual

Centro de Custo

Possibilidade de vincular um centro de custo a despesa. para criá-los acesse Configurações > Finanças Centro de Custo.

Salve a sua conta a pagar em "Salvar".

Como consultar contas a pagar

Na parte superior da tela, você encontrará os filtros que permitem personalizar a consulta conforme sua necessidade. São eles:

• Período:
  
  

  • No mês
    
    

  • No anterior
    
    

  • Na semana
    
    

  • No dia
    
    

  • Todas
    
    

• Mês: permite selecionar o mês desejado para a análise.

• Centros de Custo: útil para análise financeira segmentada.
  
  

• Unidades de Negócio: filtra os resultados com base na unidade selecionada.

• Categoria: permite filtrar por tipo de categoria vinculada ao recebimento.
  
  

• Estados: para selecionar um ou mais estados brasileiros (UF).
  
  
  

• Limite inferior e superior: define um intervalo de valores para os documentos.
  
  

• Filtrar por faixa de valores: checkbox que ativa o filtro acima.

⚙️ Ações disponíveis

No canto superior direito, o menu "Ações" permite executar operações em lote ou individuais. As principais são:

• Agendar pagamentos

• Imprimir

• Imprimir agrupado por fornecedor

• Imprimir selecionados

• Excluir selecionados

Abas de Status dos Títulos

Logo abaixo dos filtros, estão as abas que agrupam os títulos com base em seu status atual. Cada aba mostra a quantidade de documentos, valor total original, valor total recebido e a diferença (saldo pendente).

As abas são:

• Todas: Exibe todos os lançamentos, independentemente do status.
  
  

• Em aberto: Contas ainda não pagas, mas dentro do prazo de vencimento.
  
  

• Atrasadas: Contas vencidas e ainda não quitadas.
  
  

• Pagas: Contas que foram quitadas total ou parcialmente.
  
  

• Canceladas: Contas excluídas ou canceladas, não consideradas no fluxo financeiro.
  
  

🔎 Ao clicar em uma das abas, a listagem será automaticamente atualizada para exibir apenas os títulos correspondentes.

Colunas da Listagem

Abaixo das abas, temos a listagem detalhada com os seguintes campos:

Fornecedor
 Nome ou código do fornecedor/cliente relacionado ao título.

Histórico
 Indica a origem do lançamento, como "VENDAS", "AJUSTE", etc.

Nº do documento
 Número do pedido, nota ou outro documento relacionado ao lançamento.

Vencimento
 Data prevista para o recebimento do valor.

Pagamento
 Data em que o valor foi efetivamente pago, se já pago.

Valor original
 Valor total do lançamento no momento do registro.

Valor Pago
 Valor que já foi quitado (total ou parcial).

Diferença
 Valor pendente ou divergente entre o original e o recebido.

Situação
 Indica visualmente o status da conta (em aberto, recebido, cancelado, etc.).

Os filtros de "Categorias" e "Centro de custo" possui link's de redirecionamento. Selecione para criar e editar os registros existentes.

Menu de Contexto – Contas a Pagar

Na tela Financeiro > Contas a Pagar, o menu de contexto (ícone de seta ao lado de cada conta) oferece ações rápidas para o gerenciamento individual de lançamentos.

Abaixo, seguem as opções disponíveis:

• Baixar Conta
  Permite registrar o recebimento da conta, informando valor, data e forma de pagamento.
  Informações que podem ser preenchidas:

Data
 Data em que o valor foi efetivamente recebido. Por padrão, o sistema preenche com a data do dia atual, mas é possível alterá-la.

Histórico
 Texto descritivo do motivo do recebimento. O sistema gera automaticamente com base no cliente, mas pode ser editado.

Destino
 Indica a conta ou portador onde o valor foi depositado (ex: Caixa, Banco do Brasil, Santander, etc).

Categoria
 Classificação financeira do recebimento (ex: Receitas de vendas, Receitas financeiras).

Valores ajustáveis por título:

Abaixo, são exibidas as contas a receber selecionadas com os seguintes campos editáveis:

Saldo

 Valor total da conta, trazido automaticamente pelo sistema.

Taxa
 Permite aplicar uma taxa percentual (%) ou fixa (R$) sobre o valor. Marque a opção desejada.
Juros
 Valor adicional recebido por atraso no pagamento.

Desconto
 Valor deduzido do total da conta (ex: pagamento antecipado ou desconto comercial).

Acréscimo
 Outros valores adicionais recebidos, como cobrança de frete ou encargos extras.
Valor Pago
 Valor final efetivamente recebido do cliente, considerando todas as alterações acima.
Total a Pagar

 Exibido ao final do formulário, representa o somatório do valor recebido de todas as contas listadas. 

• Cancelar Conta
  Cancela o lançamento, alterando seu status para "Cancelada", sem afetar o caixa.

• Excluir Conta
  Remove a conta definitivamente do sistema. Essa ação é irreversível.

• Clonar Conta
  Cria um novo lançamento com base nos dados da conta original. Útil para gerar parcelas ou duplicar lançamentos.

• Imprimir Recibo
  Gera um recibo de pagamento para a conta, que pode ser entregue ao cliente como comprovante.

Como lançar contas através de um documento de entrada

O documento a pagar pode ser lançado por diferentes formas, uma delas é por origem de documento de compra, seja ela uma ordem de compra ou NF-e de entrada.Para efetuar o lançamento de contas a partir de uma ordem de compra ou uma NF-e  acesse Suprimentos > O.C. Nacional / Suprimentos > O.C Internacional ou Suprimentos Nota de entrada, clique no menu de contexto ao lado do documento e selecione a opção de "Lançar contas":

Para lançar contas de uma ordem de compra ou uma Nota fiscal de entrada,  é necessário que ela contenha a condição de pagamento preenchida em seu corpo. 

Como estornar uma conta a Pagar

Contas em aberto

Para estornar as contas de um documento a receber em aberto, basta acessar Suprimentos > O.C Nacional ou Suprimentos > Notas de entrada. Em seguida, clique no menu de contexto e selecione a opção "Estornar Contas". 

Contas Pagas

Se o documento estiver com a situação "Paga", é necessário acessar o registro em Finanças > Contas a Pagar. Em seguida, clique em "Gerenciar pagamentos", que fica no menu "Ações". Após isso, selecione os documentos a receber que precisam ser modificados e, em seguida, clique novamente no menu "Ações". Por fim, escolha a opção "Excluir pagamentos selecionados" para remover os pagamentos vinculados ao documento.

As contas que forem estornadas, voltarão para situação que se encontravam anteriormente, podendo ser ela como atrasada ou em aberto.

Como alterar documentos por planilha

O Eccosys possibilita alteração de documentos a pagar por planilha, para isto, acesse Finanças > Contas a Pagar, e selecione no botão de "Ações" a opção de "Exportar dados por planilha".

Um arquivo .xls, será baixado em sua máquina.

Ao exportar os dados, faça as alterações necessárias e, em seguida, importe o arquivo novamente. 

Para isso, acesse Configurações > Outros > Importação de Planilhas e Imagens. Clique em “Importar arquivo” e selecione o modelo "Contas a Pagar/Receber". Arraste o arquivo para a área de upload, valide as informações e, por fim, clique em “Enviar arquivo” para finalizar a importação.

Para mais informações sobre a importação de planilhas, clique aqui.

Conclusão

O módulo de Contas a Pagar do Eccosys foi desenvolvido para oferecer praticidade e segurança na gestão financeira da sua empresa. Com recursos que vão desde o lançamento manual até a importação por planilhas e vinculação automática via documentos de compra, você tem total controle sobre os compromissos financeiros.

Ao seguir as orientações deste manual, sua equipe estará apta a organizar os pagamentos com mais agilidade, minimizar riscos de atrasos e manter as finanças sempre em dia. E, sempre que necessário, o suporte Eccosys estará disponível para ajudar.

Organização, clareza e eficiência em um só lugar.