O Eccosys permite importar e lançar NF-es emitidas por fornecedores e em outros sistemas. Desta forma, é possível manter os registros fiscais organizados e centralizados no ERP.
O cadastro das notas fiscais emitidas fora do Eccosys pode ser feito via importação de XML (individual ou em massa) ou cadastro manual, pelo formulário.
Neste manual, você aprenderá:
- Como cadastrar uma nota fiscal de entrada manualmente.
Como cadastrar uma nota fiscal de entrada manualmente
Em Suprimentos > Nota de Entrada, clique no botão "Incluir uma Nota de entrada".
Você será redirecionado ao formulário para cadastro da nota fiscal, onde as informações da natureza de operação padrão serão carregadas. Se desejar, você pode editar as regras da natureza em Configurações > Notas Fiscais > Naturezas de Operação.
A seguir, descrevemos os campos encontrados em cada seção da nota fiscal.
Cabeçalho
- Tipo de Entrada: Deve-se informar se a NF-e é de emissão própria, uma importação, uma emissão de terceiros ou ainda um importação de XML. Em cadastros manuais, as opções mais comuns são "Emissão Própria" e "Emitida por Terceiros";
- Série: Próximo número de série a ser emitido. Carregado automaticamente a partir da natureza de operação;
- Número: Número da NF-e. Para notas de entrada, deve ser informado manualmente;
- Unidade de negócio: Caso trabalhe com múltiplos CNPJs no Eccosys, é necessário informar para qual empresa a NF-e foi emitida;
- Natureza de operação: Informe a Natureza de operação referente ao tipo de movimentação. A natureza padrão será carregada, mas você pode alterá-la conforme necessário;
- Data emissão: Data em que a nota foi emitida originalmente;
- Data de entrada: Data em que a nota está sendo cadastrada no seu ambiente;
- Hora de entrada: Hora em que o lançamento está sendo efetuado em seu ambiente;
- Código do regime tributário: Regime tributário utilizado na emissão, de acordo com a natureza de operação configurada;
- Finalidade: Indica se a NF-e se trata de uma entrada, devolução, ajuste ou nota complementar.
Caso a nota seja uma devolução, ajuste ou complementar, o campo "Número da NF-e Referenciada" deve ser preenchido.
Dados do emitente
Nesta seção, devem ser informados os dados pessoais e de endereço do emitente da nota. Certifique-se de preencher todos os campos obrigatórios.
Itens
Para adicionar itens à nota, você pode incluir os produtos pelo nome, código ou GTIN/EAN.
É obrigatório preencher os seguintes campos:
- Unidade: Deve-se informar uma unidade de medida válida para emissão de notas fiscais (ex.: cx, un...);
- NCM: Código de Nomenclatura Comum do Mercosul do produto;
- Valores: Valores unitários, totais e desconto sobre o produto;
- Quantidade: Quantidade adquirida por produto;
- Impostos: Os impostos serão calculados de acordo configuração de sua natureza de operação.
Estoque do item: Caso esteja cadastrando produtos novos pela nota, acesse a aba "Estoque" e informe ao sistema o que deseja fazer com o produto quando o estoque da NF-e for lançado. Por padrão, o produto será criado como um novo cadastro, mas você também pode optar por vinculá-lo a um produto já existente, ou ainda utilizar regras para converter as quantidades e unidades do produto automaticamente nas próximas importações de notas.
Caso altere os valores desta aba, não se esqueça de salvar as alterações para que elas tenham efeito.
Totais
Os valores totais da NF-e estão localizados abaixo dos produtos. Eles são atualizados automaticamente de acordo com os itens e a natureza de operação, mas é de sua responsabilidade realizar a conferência dos valores antes de finalizar a nota.
Transporte
No campo "Frete por conta", é preciso indicar quem irá arcar com os custos do transporte das mercadorias. As opções disponíveis são:
- Contratação do Frete por conta do Remetente;
- Contratação do Frete por conta do Destinatário;
- Contratação do Frete por conta de Terceiros;
- Transporte próprio por conta do Remetente;
- Transporte próprio por conta do Destinatário;
- Sem ocorrências de transporte;
Além disso, é preciso informar os dados da transportadora utilizada.
Pagamentos
O campo "Condição de pagamento" é utilizado para que o Eccosys preencha uma tabela com as parcelas da nota. Ele pode ser preenchido de três formas:
- Por quantidade de parcelas (ex.: 3x);
- Por prazo para vencimento das parcelas (ex.: 30 60 90);
- Por uma combinação de dias e número de parcelas (ex.: 15 +2x).
Após preencher o campo, clique em "Gerar Parcelas".
Com as parcelas geradas, revise e complemente-as com forma de pagamento e observações, se necessário.
Dados adicionais
Caso pretenda lançar estoque da nota, você pode informar o depósito em que será feito o lançamento no campo "Depósito Automático".
Se desejar, preencha também o campo "Observações" com quaisquer informações pertinentes.
Após preencher e revisar todos os campos obrigatórios, clique em "Salvar"
Conclusão
Caso não ocorra nenhum erro de validação da nota, ela será salva e estará disponível em Suprimentos > Nota de Entrada. Você ainda pode lançar o estoque e contas a pagar da NF-e clicando no menu de contexto da nota, conforme imagem abaixo.
As movimentações de estoque da nota podem ser conferidas em Suprimentos > Controle de Estoques.
Clique aqui para saber mais sobre estoque.
Em caso de dúvidas, nosso time de suporte está à disposição para auxiliar.